Pengenalan

ASSALAMUALAIKUM W.B.T

Setelah sekian lama tertangguh sejak Mei lepas,adalah dimaklumkan bahawa bermula dengan tuntutan elaun bagi bulan Ogos 2012,rakan-rakan sekerja yang membuat tuntutan elaun boleh mengetahui status terkini berkenaan tuntutan masing-masing melalui ruangan blog ini.Status berkenaan akan dikemaskini sebanyak 3 kali sehari pada setiap hari bekerja di mana ianya akan dikemaskini 1 kali pada sebelah pagi,1 kali pada sebelah tengah hari dan 1 kali pada sebelah petang.

Pengenalan kepada blog ini adalah bagi memudahkan semua pihak dan juga bagi meringankan beban tugas saya sebagai Penyedia untuk menjawab persoalan sama yang sering diutarakan kepada saya hampir saban hari dalam bilangan pertanyaan yang boleh dikatakan agak kerap oleh pemohon - pemohon tuntutan elaun yang berjumlah agak ramai.Dan ini sudah tentu agak meletihkan saya untuk menjawabnya setiap hari. :) 

Selain itu,kerja saya juga akan menjadi lebih lambat disebabkan penumpuan terhadap kerja kerapkali terganggu kerana terpaksa melayan pertanyaan-pertanyaan berkenaan status elaun dari pemohon-pemohon yang bersilih ganti datang ke bilik untuk berjumpa dengan saya ataupun melalui panggilan telefon dalam selang masa yang berlainan bagi tempoh 9 jam waktu bekerja.

Justeru saya berharap tiada lagi pertanyaan secara lisan @ telefon berkenaan status elaun masing-masing selepas ini (kecuali tentang sesuatu perkara yang tidak dinyatakan di dalam blog ini).Tolong jangan bertanyakan benda sama yang anda telah pun tahu melalui blog ini.
Jika dirasakan sukar untuk memahami tentang apa yang ditulis di dalam blog ini,sila baca berulangkali di waktu lapang sehingga anda faham atau bertanyakan rakan lain yang faham tentangnya.

Selain dapat mengurangkan gangguan / kesesakan panggilan telefon dan pertanyaan lisan,blog ini juga diwujudkan sebagai salah satu alternatif bagi mempercepatkan lagi proses pencapaian maklumat berkenaan status elaun dalam jumlah yang ramai tanpa mengira di mana anda berada dan juga tanpa mengira waktu selagi anda dapat mengakses talian internet ,samada melalui komputer,handphone mahupun gajet-gajet moden yang lain.

Anda juga masih dapat mengetahui status elaun biarpun tidak dapat menelefon saya ketika saya sedang bercuti, berkursus / bermesyuarat (bezanya cuma ianya status kemaskini sehari sebelum)

Selain itu,dengan hanya beberapa klik,blog ini juga dapat memudahkan pencapaian rekod-rekod proses elaun yang lepas untuk kemudahan saya sebagai Penyedia tanpa perlu membelek beberapa helaian kertas.




Saya memahami bukan mudah untuk mereka yang tidak terlibat dengan kerja-kerja kewangan untuk memahami situasi sebenar keseluruhan perjalanan kerja kewangan yang boleh dikatakan agak cerewet - ironinya bukan mudah untuk beberapa helaian kertas kosong ditukarkan menjadi helaian matawang..sudah tentulah kertas kosong tersebut perlu diisi mengikut syarat ketat dan format yang dikehendaki ,disertakan dokumen-dokumen sokongan yang cukup ,tandatangan dan cop sebagai tanda pengesahan tidak tertinggal walaupun untuk sehelai dan disemak berulangkali oleh beberapa individu berlainan mengikut beberapa peringkat berbeza.


Penelitian dan penumpuan yang tinggi dalam aspek pengiraan juga memerlukan masa yang lebih.Ianya tidak boleh dilakukan secara tergesa-gesa kerana ianya boleh menyumbang peratus yang tinggi untuk berlakunya kesilapan.Sebarang kesilapan hanya akan membawa risiko yang tinggi kepada pihak yang melakukan kerja tersebut.

Pada waktu tertentu,proses pembayaran elaun akan jadi lebih cepat sekiranya kurang bebanan kerja lain pada bulan tersebut ( tugas hakiki saya tidak hanya terhad kepada memproses elaun semata-mata malah turut berkaitan dengan gaji dan pinjaman ).Saya juga mempunyai beberapa tanggungjawab terhadap beberapa aktiviti/urusan lain ( yang tidak berkaitan dengan tugas hakiki ) yang perlu diberi perhatian atas amanah yang telah diberikan kepada saya.


Akhir kalam... saya memohon pemahaman dari rakan-rakan semua dan di pihak saya sendiri juga memohon maaf andai berlaku sedikit kelewatan pada bulan-bulan tertentu di dalam proses pembayaran elaun.

Untuk pengetahuan bagi mereka yang belum mengetahui berkenaan perjalanan terperinci proses pembayaran tuntutan elaun selama ini ,boleh merujuk carta alir mengikut susunan di bawah :


PENYEDIA : Shazli Maududi B. Abd. Aziz  (W17)

PENYEMAK : Ketua Pem. Tadbir (N22)

PELULUS : Tuan KPP

* kesemua tiga status di atas menggunapakai Sistem Perakaunan Berkomputer Standard Kerajaan Negeri (SPEKS) yang berlainan dengan username dan p/word masing-masing sebagaimana yang didaftarkan dengan pihak Perbendaharaan Negeri Terengganu

Proses 1 - Borang diterima dan ditagged no. giliran dan direkod oleh   
                   PENYEDIA

Proses 2 - Borang akan diproses oleh PENYEDIA mengikut no. giliran 
( checking keseluruhan ayat dan pengiraan mengikut kehendak dan peraturan kewangan semasa - Pekeliling   Perbendaharaan / Arahan Perbendaharaan dan pihak audit Akauntan Negeri yang akan mengaudit setiap hasil kerja kewangan ).Sekiranya berlaku sebarang kesilapan di dalam borang tuntutan yang dilakukan oleh pemohon,pembetulan keseluruhannya terutamanya berkaitan dengan pengiraan akan dilakukan oleh PENYEDIA @ dihantar semula kepada pemohon untuk diperbetulkan jika ianya berkenaan sesuatu perkara yang tidak pasti @ tidak jelas / tandatangan tidak mencukupi sebelum boleh dibawa ke proses 3.

Proses 3 - Borang yang telah dipastikan betul keseluruhannya akan diletak ke dalam tray khas untuk dibawa masuk ke dalam bilik Tuan KPP oleh Pembantu Pejabat untuk diperiksa dan diteliti sekali lagi oleh Tuan KPP sebelum ditandatangan (cepat@lambat bergantung kepada kelapangan masa beliau) - jika beliau tidak dapat hadir ke pejabat dalam tempoh tertentu,borang-borang tuntutan elaun tersebut akan dibawa masuk ke bilik Pen. Pengarah Kanan (PPK) untuk disemak dan ditandatangan.Setelah ditandatangan oleh Tuan KPP @ PPK ,Pembantu Pejabat akan membawa keluar borang tersebut untuk dipulangkan kembali kepada pihak PENYEDIA bagi proses seterusnya.
Bagi borang tuntutan yang `diquery` oleh Tuan KPP,borang tersebut tidak akan ditandatangan oleh beliau dan pihak PENYEDIA akan menghubungi pihak yang membuat tuntutan elaun untuk memperbaiki semula borang tersebut sehingga memenuhi kehendak sebagaimana yang `diquery`.

Proses 4 - Borang tuntutan yang telah ditandatangan oleh Tuan KPP kemudiannya akan diproses oleh PENYEDIA dengan memasukkan kesemua data-data berkaitan tuntutan berkenaan ke dalam Sistem Perakaunan Berkomputer Standard Kerajaan Negeri (SPEKS) seorang demi seorang mengikut no giliran untuk dimulakan proses pembayaran dan ditagged no. invois pada borang tersebut.

* kesemua proses yang melibatkan penggunaan Sistem SPEKS akan tertangguh andainya berlaku gangguan talian internet / gangguan server SPEKS di Perbendaharaan Negeri,Wisma Darul Iman

 - tugas PENYEDIA tamat di sini

Proses 5 - Borang yang telah ditagged no. invois tersebut kemudiannya akan dihantar kepada PENYEMAK untuk dilakukan proses semakan di dalam Sistem SPEKS dan disahkan dengan ditekan butang semak.Borang akan dipulangkan kembali kepada PENYEDIA andai berlaku `query` dari pihak PENYEMAK (untuk diulangi proses 4)

* kesemua proses yang melibatkan penggunaan Sistem SPEKS akan tertangguh andainya berlaku gangguan talian internet / gangguan server SPEKS di Perbendaharaan Negeri,Wisma Darul Iman

- tugas PENYEMAK tamat di sini

Proses 6 - Borang tuntutan yang telah sah disemak kemudiannya akan dihantar kepada PELULUS untuk proses kelulusan akhir melalui Sistem SPEKS dan seterusnya dihantar secara atas talian kepada pihak Perbendaharaan Negeri untuk proses semakan dan pembayaran

* kesemua proses yang melibatkan penggunaan Sistem SPEKS akan tertangguh andainya berlaku gangguan talian internet / gangguan server SPEKS di Perbendaharaan Negeri,Wisma Darul Iman

* PROSES KESELURUHAN YANG MELIBATKAN JKR MEKANIKAL 
TAMAT DI PROSES 6 INI

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Proses 7 - seterusnya pihak Perbendaharaan Negeri di Wisma Darul Iman akan memproses tuntutan elaun tersebut.Jika terdapat kesilapan atau tidak memenuhi kehendak sebagaimana dikehendaki,pihak Perbendaharaan Negeri akan menghantar `query` melalui sistem SPEKS kepada pihak JKR Mekanikal untuk dibuat pembetulan.

3 status secara turutannya yang melibatkan proses semakan dan pembayaran di Perbendaharaan Negeri sebagaimana yang terdapat pada butang no 9 sistem SPEKS ialah :

1] Kemaskini - peringkat semakan

2] Kemaskini Di Lejar Am - peringkat rekod

3] Electronic Fund Transfer (EFT) Telah Dikeluarkan - wang sudah dipindahkan secara atas talian kepada pihak bank yang terlibat (bank penerima tuntutan elaun masing-masing).Kebiasaannya pihak bank akan mengambil masa sekitar 2 - 4 HARI BEKERJA dari tarikh EFT Telah Dikeluarkan untuk wang berada di dalam akaun penerima - Sebagai contoh,katakan EFT Telah Dikeluarkan pada 10/9 (Rabu) bermakna pada kebiasaannya wang akan berada dalam akaun bank pada sekitar 14/09 (Ahad) - 15/09 (Isnin) - tidak termasuk Jumaat / Sabtu / Kelepasan Am (jika terdapat permasalahan tertentu di pihak bank itu sendiri,mereka mungkin akan mengambil masa sehingga lebih seminggu untuk memasukkannya ke dalam akaun penerima - situasi ini jarang2 berlaku)